Récupérer vos données GloriaFood avant la fermeture : quoi exporter, comment, que garder

Le délai : trente jours après la fin de votre service

La FAQ d'Oracle sur la fin de GloriaFood (version 1.0, mars 2026) est claire sur un point : après l'expiration, la résiliation ou l'annulation de vos services GloriaFood, vous pouvez récupérer vos données pendant 30 jours. Pour toute question sur la récupération des données, Oracle renvoie au chat de votre espace GloriaFood.

Si vous résiliez une offre payante de commande en ligne, la FAQ précise que vous gardez l'accès jusqu'à votre prochaine date de renouvellement. Les 30 jours commencent après.

Ce que la FAQ ne dit pas : quelles données exactement vous pourrez récupérer pendant ces 30 jours, ni sous quel format. Ne comptez donc pas sur ce délai : exportez tout ce dont vous avez besoin pendant que votre service fonctionne, depuis votre administration GloriaFood.

Pour les dates elles-mêmes, voyez notre page Fin de GloriaFood et notre article Le plan mois par mois.

Où se trouvent les exports dans GloriaFood

Tout part de l'onglet des rapports (« Reports ») de votre administration GloriaFood. Voici ce qu'en disent les pages publiées par GloriaFood :

• La vue en liste (« List view ») regroupe les données de vos clients avec le détail de chaque commande, et s'exporte au format Excel ou PDF, selon une page de GloriaFood d'avril 2023.
• Les listes permettent d'exporter les coordonnées de vos clients et le détail de leurs commandes, selon le communiqué de GloriaFood qui présentait le module de rapports.
• Le détail d'une commande s'ouvre dans « Reports », « List View », « Orders ». Depuis novembre 2023, un bouton « Print order » y réunit la commande et les coordonnées du client sur un seul écran.
• Les statistiques de promotions sont dans l'onglet « Reports », partie commande en ligne. Leurs tableaux s'exportent en CSV ou en XLS.

Ces pages ont été publiées à des dates différentes, et l'administration a pu évoluer depuis. Si un intitulé ne correspond pas exactement, restez dans l'onglet des rapports, et posez la question par le chat de votre espace GloriaFood.

Quoi exporter, et dans quel ordre

1. Vos clients. C'est le plus précieux : ce sont les personnes qui vous ont déjà commandé. Exportez leurs coordonnées depuis la vue en liste.
2. Vos commandes. Exportez l'historique complet, sur toute la période où vous avez utilisé GloriaFood. Il vous servira pour votre comptabilité et pour comparer vos ventes d'une année sur l'autre.
3. Vos statistiques de promotions, si vous en avez utilisé : elles vous aideront à choisir celles qui valent la peine d'être reconduites.

Les pages de GloriaFood que nous avons lues ne décrivent pas l'export des réservations de table. Si vous preniez des réservations avec GloriaFood, posez la question par le chat avant la fin de votre service.

Votre carte, elle, n'a pas besoin d'être exportée pour passer chez ARDOIZA : l'assistant de reprise la lit directement chez GloriaFood. C'est justement pour cela qu'il faut la reprendre pendant que le service fonctionne. Gardez aussi, de votre côté, les photos originales de vos plats.

Que garder pour votre comptabilité

Les règles de conservation ne dépendent pas de GloriaFood. D'après la fiche de Service-Public consacrée aux délais de conservation des documents d'entreprise :

• les pièces justificatives, comme les bons de commande et les factures clients et fournisseurs, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice ;
• les documents sur lesquels l'administration fiscale peut exercer son contrôle se conservent 6 ans (Livre des procédures fiscales, article L102 B).

Concrètement, gardez l'export de vos commandes, les factures d'abonnement que vous avez reçues si vous payiez une offre, et les relevés de votre prestataire de paiement en ligne. Montrez ces fichiers à votre expert-comptable : il vous dira lesquels ont valeur de pièce justificative. Dans le doute, gardez-les tous.

Bien ranger vos fichiers

• ouvrez chaque fichier une fois après l'export, pour vérifier qu'il n'est pas vide et que toutes les périodes y sont ;
• nommez-les avec leur contenu et leur date, par exemple « commandes-gloriafood-2024.xlsx » ;
• gardez deux copies, dont une hors de l'ordinateur du restaurant ;
• refaites un export juste avant la bascule : le premier ne contient pas les ventes des mois suivants.

Votre fichier clients contient des données personnelles : noms, courriels, téléphones. Rangez-le à un endroit protégé, et ne le transmettez qu'aux personnes qui en ont besoin.

Ce qu'ARDOIZA reprend, et ce qu'il ne reprend pas

Chez ARDOIZA, la reprise se fait en deux temps.

• Votre carte (catégories, plats, prix, options, photos, promotions et horaires) est reprise par l'assistant d'installation, directement chez GloriaFood, tant que le service fonctionne. Les allergènes arrivent « non renseignés » : vous les cochez plat par plat.
• Vos clients se reprennent avec un fichier CSV, dans l'extension Ardoiza Clients. Les colonnes sont reconnues toutes seules, en français ou en anglais : nom, courriel, téléphone, consentement. Un fichier ne dépasse pas 2 Mo ni 5 000 lignes ; au-delà, découpez-le, par exemple année par année. Si votre export est au format Excel, enregistrez-le au format CSV depuis votre tableur.

Sans colonne de consentement, ou sans un « oui » clair sur la ligne, aucun consentement marketing n'est enregistré pour ce client. C'est la règle du RGPD, et elle vous protège.

Vos anciennes commandes et réservations ne sont pas reprises : l'assistant ne peut pas les lire. Gardez vos exports, ils restent votre archive. Le détail de la reprise est dans notre guide Migrer depuis GloriaFood.

En résumé

1. exportez vos clients et vos commandes maintenant, puis de nouveau juste avant la bascule ;
2. posez vos questions (réservations, factures) par le chat de GloriaFood tant que votre service fonctionne ;
3. gardez les fichiers utiles à votre comptabilité, en deux copies ;
4. reprenez votre carte avant l'arrêt, et importez vos clients en CSV.

Pour tout faire en une fois, créez votre compte ARDOIZA : les offres payantes s'essaient 30 jours, carte bancaire demandée, sans prélèvement avant la fin de l'essai. Si vous préférez être guidé, demandez à être accompagné : le premier échange est gratuit, et la reprise faite par notre équipe est sur devis.

GloriaFood est une marque d'Oracle Corporation. ARDOIZA est un produit indépendant, non affilié à Oracle.